Pressemitteilungen sind unverzichtbar in der Unternehmenskommunikation, ihre Erstellung ist jedoch zeitintensiv. Vom ersten Entwurf bis zur finalen Version vergehen oft Tage statt Stunden – wertvolle Zeit, die in der schnelllebigen Medienwelt zunehmend zum kritischen Faktor wird.
Künstliche Intelligenz (KI) bietet hier wertvolle Unterstützung. Nicht als Ersatz für PR-Profis, sondern als effizientes Werkzeug, das Routineaufgaben übernimmt und mehr Raum für strategische Arbeit schafft. Dieser Artikel zeigt, wie Sie mit KI Pressemitteilungen schneller erstellen können – ohne Qualitätseinbußen.
Die Evolution der Pressearbeit: Von klassisch bis KI-gestützt
Traditionelle Herausforderungen der Pressemitteilungserstellung
Die Erstellung von Pressemitteilungen folgt einem bewährten Muster: Fakten sammeln, Entwurf erstellen, Abstimmungsrunden durchführen, überarbeiten und freigeben. Dieser Prozess, meist mit Excel-Listen und E-Mail-Austausch organisiert, bindet viele Ressourcen – besonders wenn Teams mehrere Themen gleichzeitig betreuen.
Laut einer Studie des Bundesverbands für digitale Wirtschaft (BVDW, 2024) verbringen PR-Verantwortliche rund 60% ihrer Arbeitszeit mit Texten und Abstimmungen – Zeit, die für strategische Planung und kreative Konzepte fehlt.
Wie KI den Workflow in Kommunikationsabteilungen verändert
KI-Tools können diese Prozesse deutlich verbessern. Sie helfen bei der Texterstellung, erzeugen Varianten für verschiedene Zielgruppen und beschleunigen Korrekturen. Was früher einen ganzen Arbeitstag brauchte, lässt sich heute in wenigen Stunden erledigen.
Das Besondere: Moderne KI-Systeme verstehen den PR-Kontext. Sie kennen typische Strukturen und Formulierungen und können sogar Ihren Unternehmensschreibstil lernen.
Die neue Rolle des PR-Profis im KI-Zeitalter
Mit KI-Unterstützung ändert sich die Rolle von PR-Fachleuten. Statt Zeit mit Standardtexten zu verbringen, konzentrieren sie sich auf strategische Ausrichtung, präzise Kernbotschaften und qualitative Bewertung. KI übernimmt Routineaufgaben, während Menschen die kreative und strategische Führung behalten.
Diese Entwicklung bedeutet nicht weniger, sondern bessere Arbeit für PR-Teams. Die Fähigkeit, mit KI-Tools zu arbeiten, wird zur Kernkompetenz moderner Kommunikationsprofis.
KI-Potenziale für die tägliche Pressearbeit
Entwurfserstellung und Themenstrukturierung
Der offensichtlichste Einsatzbereich von KI ist die Texterstellung. Moderne KI-Systeme können mit wenigen Stichpunkten strukturierte Pressemitteilungen erzeugen, die bereits alle wichtigen Elemente enthalten: eine prägnante Überschrift, einen informativen Einstieg und einen logisch aufgebauten Hauptteil.
Besonders wertvoll: KI hilft, komplexe Themen zu strukturieren und auf das Wesentliche zu reduzieren. Sie schlägt Gliederungen vor und sorgt dafür, dass keine wichtigen Aspekte vergessen werden – vor allem bei technisch anspruchsvollen Themen eine große Hilfe.
Variantengenerierung für verschiedene Zielgruppen
Eine Pressemitteilung für alle Zielgruppen ist heute kaum noch sinnvoll. KI vereinfacht die Erstellung zielgruppenspezifischer Versionen erheblich. Aus einem Basisdokument lassen sich schnell angepasste Texte für verschiedene Medientypen erstellen – vom ausführlichen Fachbeitrag bis zur prägnanten Online-Meldung.
Auch internationale Anpassungen werden einfacher: KI-Tools übersetzen nicht nur, sondern berücksichtigen auch kulturelle Besonderheiten und passen Texte an regionale Kommunikationsstile an.
Sprachliche Optimierung und Vereinheitlichung
Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Kommunikationsstil. KI-Systeme können auf diesen Corporate Language trainiert werden und sorgen für einen einheitlichen Tonfall. Sie erkennen Stilbrüche und stellen sicher, dass wichtige Unternehmensbegriffe korrekt verwendet werden.
Zudem optimieren sie Texte für bessere Verständlichkeit. Sie identifizieren Schachtelsätze, passive Formulierungen oder Füllwörter und schlagen klarere Alternativen vor.
Recherche und Faktenchecks
KI unterstützt auch bei der Recherche. Sie kann Marktdaten zusammenfassen, Wettbewerbsinformationen aufbereiten oder Hintergrundinformationen liefern. Bei datengetriebenen Pressemitteilungen hilft sie, Zahlen zu verifizieren und in den richtigen Kontext einzuordnen – ein wichtiger Beitrag zur Qualitätssicherung.
Workflow-Vergleich: Traditionell vs. KI-unterstützt
Konkrete Zeitersparnisse durch KI-Integration
| Prozessschritt | Zeitersparnis | Details | Quelle |
|---|---|---|---|
| Erstellung des Grundgerüsts | ca. 70% | Reduzierung von mehreren Stunden auf unter eine Stunde bei ersten Entwürfen | Gartner, 2024 |
| Anpassung an Medienformate | 3-4 Stunden pro PM | Schnelle Erstellung von Varianten für verschiedene Zielgruppen (Fachpresse, Online-Medien, Social Media) | PR Newswire, 2023 |
| Korrektur und Qualitätssicherung | 50-60% | Automatische Prüfung auf sprachliche Korrektheit, Stil und Corporate Language | Capgemini Research Institute, 2024 |
| Internationale Anpassung | 60-80% | Kontextuell passende Übersetzungen mit kultureller Anpassung | Slator, 2024 |
Die wichtigsten KI-Tools für Ihre Pressearbeit
| Tool | Hauptfunktionen | Vorteile | Preismodell |
|---|---|---|---|
| ChatGPT / Claude | Texterstellung, Strukturierung, Varianten, Recherche | Vielseitig einsetzbar, versteht PR-Kontext | Grundversion kostenlos, Premium ab 20€/Monat |
| Grammarly | Grammatik- und Stilprüfung, Tonalitätsanpassung | Nahtlose Integration in Textverarbeitung, CI-konforme Prüfung | Grundfunktionen kostenlos, Business ab 15€/Nutzer/Monat |
| DeepL | Übersetzung, internationale Anpassung | Kontextsensitive Übersetzungen mit hoher Qualität | Grundversion kostenlos, Pro ab 20€/Monat |
Mit dieser übersichtlichen Auswahl decken Sie alle wichtigen Bereiche der KI-unterstützten Pressearbeit ab: von der Erstellung über die Optimierung bis zur Übersetzung. Die Tools lassen sich ohne großen Schulungsaufwand in bestehende Arbeitsabläufe integrieren und bieten bereits in den Grundversionen wertvolle Funktionen.
Drei KI-Tools im direkten Vergleich
Qualitätssicherung und CI-Konformität
Warum menschliche Kontrolle unerlässlich bleibt
So leistungsfähig KI-Systeme auch sind – die finale Verantwortung für Pressemitteilungen liegt weiterhin bei den PR-Teams. KI leistet hervorragende Vorarbeit, doch die kritische Prüfung durch erfahrene Fachleute bleibt wichtig:
- Überprüfung der faktischen Korrektheit
- Bewertung der strategischen Ausrichtung
- Sicherstellung der rechtlichen Unbedenklichkeit
- Feinabstimmung von Nuancen und Tonalität
Die beste Nutzung von KI in der Pressearbeit ist die Kombination von maschineller Effizienz und menschlicher Expertise – ein Ansatz, den Deloitte als „Augmented Intelligence“ bezeichnet (Deloitte, 2023).
Wie Sie KI auf Ihre Unternehmenssprache trainieren
Eine große Stärke moderner KI-Systeme ist ihre Anpassungsfähigkeit. Sie können auf den Kommunikationsstil Ihres Unternehmens trainiert werden:
- Beispiele bereitstellen: Geben Sie dem System gelungene Pressemitteilungen aus der Vergangenheit.
- Style Guides einbinden: Stellen Sie Ihre Corporate-Language-Richtlinien zur Verfügung.
- Anweisungen standardisieren: Entwickeln Sie feste Vorgaben für wiederkehrende Aufgaben.
- Feedback geben: Korrigieren Sie die KI-Ergebnisse, um das System zu verbessern.
Je mehr spezifische Beispiele und Richtlinien Sie einbringen, desto besser trifft die KI Ihren Unternehmenstonfall.
Praxisbeispiel: Der optimale Workflow einer KI-gestützten Pressemitteilung
Ein effektiver Workflow für KI-unterstützte Pressemitteilungen sieht so aus:
- Briefing: Sammeln aller wichtigen Fakten und Kernbotschaften
- KI-Entwurf: Erstellen eines strukturierten Entwurfs durch KI
- Menschliche Überarbeitung: Prüfung und Anpassung durch PR-Experten
- KI-Optimierung: Sprachliche Verfeinerung und Variantenerstellung
- Faktencheck: Überprüfung aller Aussagen und Zahlen
- Freigabe: Abstimmung mit relevanten Stakeholdern
- Finalisierung: Letzte Anpassungen und Formatierung
Dieser Prozess kombiniert die Effizienzvorteile der KI mit der unverzichtbaren menschlichen Expertise.
Datenschutz und ethische Aspekte beim KI-Einsatz
Bei der Nutzung von KI-Tools für Pressemitteilungen müssen Sie auch Datenschutz und ethische Aspekte beachten:
- Vertraulichkeit: Geben Sie keine sensiblen Informationen in öffentliche KI-Systeme ein
- Datensicherheit: Nutzen Sie Lösungen mit europäischen Servern und DSGVO-Konformität
- Transparenz: Informieren Sie bei Bedarf über den KI-Einsatz
- Verantwortung: Die finale Verantwortung liegt immer bei den menschlichen Entscheidern
Besonders bei strategisch wichtigen Themen oder sensiblen Informationen sollten Sie die Nutzung öffentlicher KI-Systeme kritisch prüfen.
Fazit mit Handlungsimpuls
Künstliche Intelligenz verändert die Erstellung von Pressemitteilungen grundlegend. Sie automatisiert zeitraubende Routineaufgaben und schafft mehr Raum für strategische Arbeit. Die Vorteile sind deutlich: erhebliche Zeitersparnis, konsistentere Kommunikation und bessere Anpassung an verschiedene Zielgruppen.
KI ersetzt dabei nicht die PR-Experten, sondern macht sie effektiver. Die Kombination aus maschineller Effizienz und menschlicher Expertise führt zu einem Mehrwert, der über Zeitersparnis hinausgeht: qualitativ hochwertigere Kommunikation bei geringerem Ressourceneinsatz.
Für Kommunikationsverantwortliche lohnt es sich, jetzt einzusteigen. Beginnen Sie mit einfachen Anwendungen wie der Texterstellung oder Sprachoptimierung und erweitern Sie Ihre KI-Kompetenzen schrittweise.
Die Zukunft der Pressearbeit liegt im intelligenten Zusammenspiel von Mensch und Maschine. Nutzen Sie diese Chance, um Ihre Kommunikation zu verbessern – effizienter, zielgerichteter und wirkungsvoller als bisher.
Ihr nächster Schritt
Testen Sie einen KI-Assistenten mit einer anstehenden Pressemitteilung. Vergleichen Sie Zeitaufwand und Qualität mit Ihrem bisherigen Prozess – und entdecken Sie das Potenzial für Ihr Team.
